Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Bennet Jørgensen

Lindenstr. 34, 50674 Köln, Deutschland

E-Mail: info@doctormic.de

doctormic wird von einer Einzelperson betrieben (Einzelunternehmen). Es gibt derzeit keine Gesellschaft. Wird später eine Gesellschaft gegründet, wird diese Verantwortlicher; wir passen diese Erklärung dann an und informieren Sie in der App.

2. Datenschutzbeauftragter

Wir haben keinen Datenschutzbeauftragten benannt. Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an info@doctormic.de.

3. Was doctormic tut — und was nicht

Die Zweckbestimmung der App lautet: „Doctormic ist ein persönliches Dokumentationswerkzeug für Patientinnen und Patienten. Mit ausdrücklicher Einwilligung der Anwesenden zeichnet es den Ton eines Arztgesprächs auf, transkribiert ihn und erstellt eine strukturierte, leicht verständliche Gesprächszusammenfassung (Überblick, wichtige Punkte, nächste Schritte, genannte Medikamente, Überweisungen sowie offene Fragen). Der alleinige Zweck besteht darin, Patientinnen und Patienten zu helfen, ein bereits geführtes Gespräch mit ihrer Behandlerin oder ihrem Behandler zu erinnern und zu verstehen. Es ist eine Gedächtnis- und Verständnishilfe, kein Mittel zur medizinischen Beratung.“

Die Zusammenfassung wird von einem KI-Sprachmodell aus dem Transkript erstellt. Sie ist kein medizinischer Rat, keine Diagnose und keine Therapieempfehlung. Sie kann Fehler enthalten. Prüfen Sie alles Wichtige — vor allem Medikamente und Dosierungen — mit Ihrer Ärztin oder Ihrem Arzt oder anhand des Beipackzettels. In einem Notfall wählen Sie den Notruf 112.

4. Welche Daten wir verarbeiten

5. Wofür wir die Daten verwenden und auf welcher Rechtsgrundlage

• Konto und Bereitstellung der App (Anmeldung, Einstellungen, Familienfreigabe, Erinnerungen, PDF-Export): Erfüllung des Nutzungsvertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Aufnahme, Transkript, Zusammenfassung und Themen-Kennzeichen: Ihre ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Wie Sie sie geben, steht in Abschnitt 6.
• Familienfreigabe von Zusammenfassungen: Ihre ausdrückliche Einwilligung, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Sie entscheiden selbst, wen Sie einladen und was Sie freigeben, und können den Zugriff jederzeit entziehen.
• Abonnement und Testphase: Erfüllung des Vertrags, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit uns steuerliche Aufbewahrungspflichten treffen: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Sicherheit, Missbrauchsschutz, Kontingente und Fehlersuche (Zähler, technische Protokolle, Server-Protokolle): berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser Interesse ist ein stabiler und sicherer Dienst und der Schutz der KI-Verarbeitung vor Missbrauch.
• Warteliste auf der Website: Ihre Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Hosting, Reichweitenmessung und Missbrauchsschutz der Website: berechtigtes Interesse, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (zum Beispiel Auskunftsersuchen von Behörden, sofern rechtlich zwingend): Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
• Wir verkaufen keine Daten. Wir verwenden Gesundheitsdaten nie für Werbung. Wir bilden keine Profile über Sie.

6. Ihre Einwilligung zur Aufnahme

Sie geben Ihre Einwilligung an drei Stellen, und Sie können sie an einer Stelle widerrufen:

• Nach der Kontoerstellung zeigt die App den Bildschirm „Aufnahme mit Respekt“. Er erklärt, dass nur Sie jede Aufnahme starten und stoppen, dass alle Anwesenden zustimmen sollten und dass wir die Audioaufnahme automatisch löschen, sobald die Zusammenfassung fertig ist. Mit „Ich verstehe und stimme zu“ willigen Sie ein. Ohne diese Einwilligung sind keine Aufnahmen möglich.
• In den Datenschutzeinstellungen der App gibt es den Schalter „Einwilligung zur Aufnahme“. Dort können Sie die Einwilligung jederzeit widerrufen. Danach sind neue Aufnahmen gesperrt, bis Sie den Schalter wieder einschalten. Bereits erstellte Zusammenfassungen bleiben erhalten, bis Sie sie löschen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.
• Vor jeder Aufnahme steht auf dem Aufnahme-Bildschirm: „Mit der Aufnahme dieses Termins bestätigst du, dass alle Anwesenden zugestimmt haben.“
• Bei jeder Aufnahme speichert unser Server, dass Ihre Einwilligung zu diesem Zeitpunkt aktiv war (nur ein Zeitstempel, kein Inhalt). So können wir belegen, dass jede Aufnahme mit Einwilligung erfolgte.

7. Empfänger: wer Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeitet

Wir betreiben keine eigenen Rechenzentren. Die folgenden Dienstleister verarbeiten Daten in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen (Auftragsverarbeiter, Art. 28 DSGVO). Zu jedem Dienst steht, was er erhält, wo er verarbeitet und wie lange er die Daten behält. Der Stand entspricht der Verarbeitung am Tag dieser Fassung.

Die App selbst enthält keine Schlüssel zu den KI-Diensten und sendet nie Daten direkt an sie. Jeder Aufruf läuft über unseren Server.

8. Übermittlung in Länder außerhalb der EU

Wir verarbeiten Ihre Daten so weit wie möglich in der EU: Datenbank und Server-Funktionen (Supabase, EU), Transkription (Deepgram über den EU-Endpunkt; AssemblyAI in Dublin), Erstellung der Zusammenfassung (Amazon Web Services, EU), Fehlerberichte der App (Sentry, Region Frankfurt), Hosting und Formular-Schutz der Website (Vercel und Upstash, jeweils Region Frankfurt).

Außerhalb der EU verarbeitet heute: RevenueCat (Abo-Status, USA). Grundlage sind die EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) oder, wo der Anbieter zertifiziert ist, das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10. Juli 2023).

Bis zum 30. September 2026 hat Anthropic (USA) die Zusammenfassungen erstellt, ebenfalls auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Seitdem übermitteln wir Anthropic keine Daten mehr; wie lange Anthropic die bis dahin übermittelten Texte aufbewahrt, steht in Abschnitt 9.

Eine Kopie der jeweiligen Vertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage unter info@doctormic.de.

9. Wie lange wir Daten speichern

• Tonaufnahme auf dem Gerät: Sobald Ihre Zusammenfassung gespeichert ist oder Sie die Aufnahme verwerfen, löscht die App die Audiodatei. Schlägt die Verarbeitung fehl, behält die App eine Kopie bis zu 24 Stunden, damit Sie es erneut versuchen können; danach wird sie automatisch gelöscht. Melden Sie sich ab, wird sie sofort gelöscht.
• Tonaufnahme auf dem Server: wird nicht gespeichert. Sie wird beim Empfang unmittelbar an den Transkriptionsdienst weitergereicht.
• Transkript auf dem Server: höchstens 30 Minuten ab Erstellung. Sobald die Zusammenfassung erstellt ist, wird es sofort gelöscht. Wird die Zusammenfassung nicht erstellt (zum Beispiel weil die App geschlossen wurde), löscht es eine automatische Aufräumung kurz nach Ablauf der 30 Minuten, also spätestens nach 31 Minuten.
• Zusammenfassung, Themen-Kennzeichen, Erinnerungen: bis Sie sie löschen. Sie können einzelne Zusammenfassungen, alle Zusammenfassungen oder Ihr ganzes Konto löschen.
• Profilbild: in einem privaten Speicherbereich bei Supabase, bis Sie es ersetzen oder Ihr Konto löschen. Bei der Kontolöschung werden alle Dateien in Ihrem Ordner entfernt.
• Nach dem Löschen einer Zusammenfassung bleibt ein kleiner Verarbeitungsdatensatz ohne Inhalt bestehen (Auftragsnummer, Zeitpunkt, Zeitstempel der Einwilligung, Verweis auf die frühere Zusammenfassung). Er verhindert, dass ein verspäteter Wiederholungsversuch eine gelöschte Zusammenfassung neu anlegt oder doppelt zählt. Er wird mit dem Konto gelöscht.
• Konto und alle damit verbundenen Daten: bis Sie das Konto löschen. Die Löschung ist sofort wirksam und kaskadiert durch alle Tabellen (Profil, Zusammenfassungen, Erinnerungen, Familienfreigaben, Zähler, Gutscheineinlösungen, Profilbild) und zu RevenueCat.
• Nach der Kontolöschung bleibt ein technischer Sperrvermerk (Ihre frühere interne Nutzer-ID und der Zeitpunkt der Löschung — kein Name, keine E-Mail-Adresse, kein Inhalt). Er verhindert, dass eine verspätete Kaufmeldung von Apple das gelöschte Konto bei RevenueCat neu anlegt. Er wird bis zu drei Jahre nach Ende des Abonnements aufbewahrt.
• Beim Transkriptionsdienst: AssemblyAI — sofort nach dem Lesen gelöscht, Sicherheitsnetz ein Tag. Deepgram — nach Deepgrams veröffentlichter Dokumentation nicht gespeichert (für die Aufnahme am 21. September 2026 auch schriftlich bestätigt); technische Anfragedaten ohne Inhalt bis zu 90 Tage abrufbar, System-Telemetrie ohne Inhalt bis zu 12 Monate.
• Beim KI-Dienst: Amazon Web Services — keine Speicherung; Transkript und Zusammenfassung werden nur für die Dauer der Anfrage verarbeitet.
• Beim früheren KI-Dienst Anthropic, nur für Zusammenfassungen, die bis zum 30. September 2026 erstellt wurden: innerhalb von 30 Tagen, bei Markierung durch den Missbrauchsschutz bis zu zwei Jahre.
• Beim Fehlerberichtsdienst: Sentry — bis zu 90 Tage.
• Datensicherungen: tägliche Sicherung der Datenbank, 7 Tage aufbewahrt. Gelöschte Daten sind spätestens nach 7 Tagen auch aus den Sicherungen verschwunden; Profilbilder sind nicht in den Sicherungen enthalten.
• Server-Protokolle und technische Protokollzeilen: 7 Tage.
• Warteliste auf der Website: bis Sie die Löschung verlangen oder die Warteliste nach dem Start der App nicht mehr benötigt wird.
• Anfragen per E-Mail: bis die Anfrage erledigt ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht.

10. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte. Die meisten können Sie direkt in der App ausüben; für alles andere schreiben Sie an info@doctormic.de. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats.

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Welche Daten wir über Sie gespeichert haben. Ihre Zusammenfassungen sehen Sie jederzeit in der App; alles Weitere auf Anfrage.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Anzeigename, Profilbild, Sprache und Einstellungen ändern Sie in der App. Die Zusammenfassung selbst können Sie derzeit nicht bearbeiten; Sie können sie löschen und den Termin neu aufnehmen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): In der App unter Profil → Daten verwalten → Datenkontrolle: „Alle Zusammenfassungen löschen“ oder „Mein Konto löschen“. Einzelne Zusammenfassungen löschen Sie in der Terminliste durch Wischen. Die Löschung ist endgültig.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): auf Anfrage.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Jede Zusammenfassung können Sie in der App als PDF exportieren. Eine maschinenlesbare Kopie Ihrer Daten erhalten Sie auf Anfrage.
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): in den Datenschutzeinstellungen der App über den Schalter „Einwilligung zur Aufnahme“, für die Familienfreigabe durch Entziehen des Zugriffs. Der Widerruf wirkt für die Zukunft.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): gegen Verarbeitungen, die wir auf ein berechtigtes Interesse stützen, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich an jede Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden, insbesondere an die für uns zuständige: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, Telefon +49 211 38424-0, E-Mail poststelle@ldi.nrw.de, Beschwerdeformular auf www.ldi.nrw.de.

11. Informationen für Ärztinnen, Ärzte und andere Anwesende (Art. 14 DSGVO)

Wenn eine Patientin oder ein Patient ein Gespräch mit doctormic aufnimmt, werden auch Ihre Stimme und Ihre Worte aufgenommen. Diese Daten haben wir nicht von Ihnen selbst erhalten, sondern von der Person, die aufnimmt. Deshalb informieren wir Sie hier.

Was verarbeitet wird: Ihre Stimme (nur bis zur Umwandlung in Text, dann gelöscht), Ihre Worte im Transkript (höchstens 31 Minuten auf unserem Server) und der Teil Ihrer Aussagen, der in die Zusammenfassung eingeht. Die Zusammenfassung ordnet Sprecher nur als „Sprecher 1“, „Sprecher 2“ zu; Ihr Name wird nur dann Teil der Daten, wenn er im Gespräch genannt wird.

Wozu: ausschließlich damit die Patientin oder der Patient das Gespräch später erinnern und verstehen kann. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, nicht zu Werbezwecken genutzt und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Rechtsgrundlage: Die aufnehmende Person ist verpflichtet, vor der Aufnahme Ihre Zustimmung einzuholen; die App weist sie an drei Stellen darauf hin und bietet eine Karte „Für die Ärztin / den Arzt“, die Ihnen vor dem Gespräch erklärt, was aufgenommen wird und dass Sie ablehnen können.

Empfänger, Speicherdauer und Übermittlungen: wie in den Abschnitten 7 bis 9 beschrieben.

Ihre Rechte: Sie haben dieselben Rechte wie in Abschnitt 10, insbesondere Auskunft und Widerspruch. Da wir Sie nicht identifizieren können, wenn Ihr Name im Gespräch nicht gefallen ist, wenden Sie sich am einfachsten an die Patientin oder den Patienten, die oder der die Zusammenfassung jederzeit löschen kann — oder an info@doctormic.de.

12. Wenn Sie für eine andere Person aufnehmen

Viele nutzen doctormic für Angehörige, zum Beispiel für die eigene Mutter. Dann sind die Gesundheitsdaten in der Zusammenfassung die Daten dieser Person. Nehmen Sie nur auf, wenn diese Person (oder ihre gesetzliche Vertretung) damit einverstanden ist, und löschen Sie die Zusammenfassung, wenn sie es verlangt.

13. Kinder und Jugendliche

doctormic richtet sich an Erwachsene. Wer unter 18 Jahre alt ist, darf kein Konto erstellen. Eltern oder gesetzliche Vertreter dürfen die App als Sorgeberechtigte für ihr Kind nutzen, zum Beispiel für dessen Arzttermine.

14. Keine automatisierte Entscheidung, Hinweis zur KI

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen, die rechtliche Wirkung für Sie haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO). Die Zusammenfassung wird von einem KI-Sprachmodell erstellt; sie ist ein Hilfsmittel zum Nachlesen und trifft keine Entscheidung über Sie. Die Erklärungen medizinischer Begriffe („In einfachen Worten“) stammen aus einem in der App gespeicherten Glossar, nicht aus einer Einzelfallbewertung.

15. Sicherheit

• Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS). Die Daten in der Datenbank sind verschlüsselt gespeichert.
• Jede Datenbankzeile ist an das Konto gebunden, dem sie gehört (Row Level Security). Verbundene Personen sehen nur, was ausdrücklich freigegeben wurde. Das wurde am 16. September 2026 für alle Tabellen überprüft.
• Das Transkript ist für die App unsichtbar: Sie erhält nur eine Auftragsnummer, nie den Text.
• Die App enthält keine Schlüssel zu den KI-Diensten. Ihre Anmeldesitzung liegt im verschlüsselten Schlüsselbund von iOS.
• Protokolle enthalten nie den Inhalt von Aufnahmen, Transkripten oder Zusammenfassungen.
• Bei unserem Hosting-Anbieter sind verschlüsselte Verbindungen zur Datenbank erzwungen (SSL-Erzwingung), der Schutz vor bekannt gewordenen Passwörtern ist eingeschaltet, und das Team-Login ist mit Zwei-Faktor-Anmeldung gesichert. Die Beschränkung des Datenbankzugriffs auf feste Netzwerkadressen gilt ab 20. September 2026.

16. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die App oder unsere Dienstleister ändern, wie zuletzt beim Wechsel des KI-Dienstes zu Amazon Web Services. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der App. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter www.doctormic.de/de/datenschutz.

17. Sprachfassungen

Diese Datenschutzerklärung gibt es auf Deutsch, Englisch und Türkisch. Die deutsche Fassung ist maßgeblich; die anderen Fassungen dienen dem Verständnis.